Lamentablemente, no es poco frecuente que, durante las vacaciones de verano, por urgencia y/o importancia, tengamos que realizar alguna reunión profesional. Normalmente, por motivo de ubicación, se suelen hacer telemáticamente a través de servicios o aplicaciones de videoconferencia. Medios que, en los últimos años han aumentado su uso por varios motivos, como la conciliación laboral y familiar, teletrabajo, covid y, por supuesto, para facilitar los encuentros con clientes y proveedores de otros lugares, evitando el sobre coste de desplazamiento y el tiempo perdido en el mismo.
Por ello, tanto por fechas como por su uso extendido, la Agencia Española de Protección de Datos, AEPD, advierte sobre la importancia de la privacidad en el desarrollo de estas reuniones, alertando sobre que se puede facilitar la práctica de conductas desleales por parte de las personas interlocutoras, antiguos compañeros o compañeras de trabajo, personal trabajador descontento o, incluso, que ciberdelincuentes puedan espiarlas o sabotearlas.
Como solución, la AEPD, recomienda una serie de consejos básicos para mantener reuniones online con privacidad y seguridad:
1.-Observe y siga las políticas establecidas por su organización para las reuniones online. Esto incluye la utilización exclusiva del proveedor tecnológico aprobado por la organización.
2.-En reuniones con un número elevado de personas asistentes y de diversas organizaciones, es conveniente designar al menos una persona participante que ayude al organizador u organizadora durante su desarrollo en el control de estas personas y en cuestiones relativas a la privacidad y seguridad.
3.-Limite la reutilización de los códigos/enlaces de acceso. Si se ha usado el mismo código/enlace durante un tiempo, probablemente lo haya compartido con más personas de las que pueda imaginar o recordar.
4.-Si el asunto de la reunión es sensible, bien por el tema a tratar, la identidad de las personas participantes o cualquier otra cuestión, utilice códigos, urls de enlace y/o pines de acceso de un solo uso. Además, considere la necesidad de utilizar autenticación de doble factor. Esto evitará que alguien pueda unirse simplemente averiguando la URL de enlace o el código de acceso.
5.-En su caso, limite quién puede compartir pantalla para evitar cualquier imagen no deseada o inesperada. Antes de que alguien comparta su pantalla, recuérdele el riesgo de compartir información sensible.
6.-Realice la convocatoria únicamente a contactos concretos, evitando el envío de convocatorias a grupos o listas de correos, que incluyan enlaces que sean válidos tan solo por su posesión.
7.-Utilice una ‘sala de espera’ para poder ir admitiendo a las personas participantes, y no permita que la reunión comience hasta que se una la persona anfitriona.
8.- Antes de iniciar la reunión, compruebe qué área es visible detrás de usted y qué información personal está revelando. Considere la utilización de un fondo virtual que enmascare el segundo plano.
9.-No grabe la reunión a menos que sea necesario. En tal caso, informe adecuadamente a las personas asistentes de la finalidad de la grabación y en qué momento se inicia/detiene la grabación.
10.-Cuando termine la reunión, asegúrese de utilizar un dispositivo que inhabilite físicamente la cámara (pestaña, adhesivo o similar). No retire el dispositivo hasta que se vaya a iniciar la conexión.
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Arias Avogados
